Gadget Impian Saya Sebagai Team Sales Operation

Apabila kita bekerja di departemen operation atau lebih tepatnya Sales Operation ada pertanyaan dan beberapa situasi sebagai berikut yang pernah dialami.

          

      1. Pernahkah anda tiba-tiba di semprot oleh atasan kita karena pada saat atasan kita melewati suatu area atau toko, produk kita tidak tampak di tempat tersebut?

      2. Belum sempat kita menanyakan area dan outlet yang mana yang kosong atasan kita sudah berlalu dan kita sibuk mencari bawahan kita yang bertanggung jawab atas suatu daerah yang di complain oleh atasan kita.

    

       3. Atau atasan kita salah alamat menyemprot kita, karena ternyata area tersebut adalah di bawah koordinasi rekan kita. Sementara kita sudah disemprot abis-abisan, temen kita masih bisa tertawa gembira. Giliran kita jelaskan ke bos, dia sudah cool down dan tidak memarahi rekan kita.

      4. Atau kita balik situasinya kita sebagai atasan melewati suatu area atau toko kita lihat produk kita kosong dan geram terhadap situasi tersebut, tanpa menanyakan ke penjaga toko kenapa tidak ada produk kita, atau  melihat nama toko atau mengecek stock product kita langsung menelpon atau mengirim SMS ke  bawahan kita dan menyemprot abis-abisan.

     5. Atau kita dan atasan kita sedang melewati suatu area ingin mengetahui secara langsung dimana produk perusahaan  tersedia di toko terdekat tanpa perlu repot-repot menelpon team kita.

Hahahaha....saya yakin semua yang pernah terlibat di Sales Operation pernah mengalami pengalaman seperti diatas termasuk saya.... Hahahaha..... Sampai - sampai kita pernah gemetar dan nggak bisa tidur memikirkan kelanjutan karir kita jika yang complain dari Bos atau "Dewa-dewanya "nya perusahaan.

Beberapa tahun lalu tepatnya tahun 2008 saat pertama kali diadakan Djarum Black Innovation, saya termotivasi untuk mengikuti program tersebut, walaupun tidak masuk seleksi saya gembira dapat mengajukan proposal "mimpi" saya. (Saya ingat yang menjadi pemenang pada saat itu adalah karya seseorang yang menciptakan Lemari Emergency yang jika terjadi Banjir lemari tersebut dapat menjadi perahu).

Saya memahami mungkin proposal  "Mimpi" saya bukan hal yang baru dan mungkin sudah diterapkan di negara maju. Pada saat itu saya "memimpikan" suatu gadget canggih khusus untuk kita di jajaran Sales Operation yang dapat mengindentifikasikan:

- Nama Toko & Pemilik

- Jenis Toko.

- Alamat

- Produk kita yang dijual berikut Sales Record nya.
- Catatan Permasalahan yang terjadi atas suatu produk atau masalah lainnya.
- Catatan Keberadaan POP dan POSM.
- Catatan Program yang pernah dan sedang berlangsung.

- Hirarki sales organisasi atau PIC yang bertanggungung jawab. di area tersebut.

Coba mari kita berimajinasi, jika kita sedang melewati suatu jalan dengan kendaraan kita atau berjalan kaki ketika market visit, tinggal kita pencet layar sentuh gadget maka kita bisa langsung mengetahui secara visual point dimana saja toko atau customer yang menyediakan produk kita dengan beberapa alternative radius di sekeliling kita baik itu by channel dan by SKU !

Coba mari kita bayangkan, apabila dalam gadget tersebut kita sentuh layar nama toko, maka langsung terlihat foto toko yang di maksud lengkap dengan data Nama Pemilik, Alamat, No Tlp, Jenis Toko, Catatan Penjualan, Catatan Permasalahan yang terjadi, Catatan Keberadaan POP & POSM, Catatan program yang pernah dan sedang berlangsung, kita juga dapat mengetahui Distributor area mana yang meng cover, Nama Salesman sampai Regional Sales Manager yang bertanggung jawab lengkap dengan No Contactnya. Canggih ! semua hanya dalam satu genggaman !

Dengan gadget ini kita dapat mengetahui rapat atau tidaknya distribusi di sekeliling kita, dapat mengetahui produk perusahaan kita yang kuat maupun lemah, dapat mengetahui data secara visual, update dan akurat !.... Waaaah alangkah mudahnya bagi kita level Supervisor, Manager dan Director menganalisa dan memahami area atau pasar yang kita lewati dengan cepat dan tepat. Sehingga kita dapat melakukan tindakan secepat mungkin.

Berikut latar belakang dan Konsep "Mimpi" dari Gadget yang saya beri nama CSI - SMART.

Secara lengkap.

C S I   -  SMART

Customer System Information

Sales Map Area Rapidity Transaction

Latar Belakang Secara Umum

1. Tingkat persaingan antara perusahaan yang menyediakan Barang atau Jasa di dalam memenangkan suatu produk agar  dapat tersedia di Toko / Customer semakin tajam.

2. Director / Manager / Supervisor, seringkali mendapat Informasi data yang kurang akurat dan  credible serta tidak visual  bahkan fiktif mengenai keberadaan Toko / customer . Sehingga roda aktivitas penjualan di dalam merebut pasar belum maksimal.

3. Sales maping yang masih conventional dan tidak update, sehingga tidak maksimal dan kurang praktis di dalam mendukung strategy penjualan.

4. Belum ada alat yang dapat menyajian data yang otomatis, cepat, akurat dan secara visual.

Latar Belakang Secara Specific

Hambatan yang sering ditemui oleh saya sebagai National Sales Manager pada saat itu dan Board Of Director saya adalah :

1. Memerlukan waktu untuk mengetahui posisi atau informasi mengenai  Toko / Customer , saat melintasi suatu area. (Berapa Jumlah Toko,  dimana saja posisi Toko / Customer dan lain – lain).

2.  Memerlukan waktu dan melakukan komunikasi secara lisan untuk mengindentifikasi siapa Personal In Charges (PIC) yang bertanggung jawab atas suatu area penjualan dan Mencari Customer (Menelphone kepada team operation di bawah koordinasi kita yang pastinya sangat lambat dan kurang akurat atas validitas informasi yang diberikan oleh team).

Tujuan Dibuatnya program Gadget ini

Membuat suatu system dengan mendayagunakan alat yang dapat :

1. Mempermudah Director / Manager / Supervisor mengetahui secara akurat dan update keberadaan visual suatu  Toko / Customer  di suatu area lengkap dengan foto toko, Data Nama Pemilik, Alamat, No Tlp, Jenis Toko, Catatan Penjualan, Catatan Permasalahan yang terjadi, Catatan Keberadaan POP & POSM, Catatan program yang pernah dan sedang berlangsung, kita juga dapat mengetahui Distributor area mana yang meng cover, Nama Salesman sampai Regional Sales Manager yang bertanggung jawab lengkap dengan No Contactnya.
2. Mengetahui secara pasti potensi pasar, kekuatan dan kelemahan Sales operation di dalam suatu daerah didalam melayani Toko / customer.
3. Mempermudah level pimpinan di suatu perusahaan di dalam memonitor sales operation team.
4. Membantu memberikan data yang update sehingga level pimpinan dapat segera mengambil keputusan yang cepat di dalam memenangkan keberadaan product di suatu area.

Konsep Gadget

System program dibantu dengan suatu alat  yang dapat menyajikan informasi visual otomatis yang lengkap terintegrasi mengenai posisi,data pelanggan, PIC, potensi penjualan dan customer di suatu area.

Dukungan System & Alat

Dukungan untuk membuat suatu system alat yang dapat membantu mengindentifikasi Toko/ Customer ini ada 3 yaitu :

1.   Device berintegrasi dengan GPS.

2.      Program untuk menyimpan catatan data yang akan dibuat.

3.   Server Support.

4.   Skill dan Knowledge mengenai system distribusi dan sales operation di dalam suatu perusahaan distribusi product.

Kegunaan dan cara kerja alat

1.      Pada saat BOD atau Level Manager dan Supervisor melewati suatu wilayah, dapat melihat pelanggan di radius tertentu dari sekitar tempat BOD, Manager dan SPV berdiri dengan langsung melihat peta elektronik di dalam genggamannya.

2.  Selain mengetahui posisi pelanggan, BOD, Manager dan SPV dapat mengetahui Siapa PIC salesman,Channel type outlets dan barang apa saja yang dijual di pelanggan (Transaksi) yang tercatat di dalam CSI - SMART.

3.     Sebagai alat monitoring yang dimana BOD, Manager dan Supervisor dapat langsung mengetahui rapat atau tidaknya distribusi di suatu wilayah dan dapat langsung memonitor perkembangan pelanggan di suatu wilayah.

4.       Dengan informasi yang akurat dan update dapat memudahkan management untuk mengambil Action Plan atau keputusan di dalam mengembangkan businessnya

Berikut ilustrasi gambar gadget  : (Sumber dari Flyer Gadget Garmin)

Garmin GPS Screen  Handheld Type
With CSI - SMART System

Garmin GPS Screen Type Car Set
With CSI - SMART System.